La guerre des talents est une réalité dans les entreprises, en effet selon de récentes estimations, près de 50% des travailleurs dans le monde collaboreront pour un autre employeur d’ici 2018. Les compétences sont rares, surtout sur des fonctions de direction et d’expertise, souvent difficiles à attirer et à fidéliser, d’où la nécessité de les associer et de les impliquer dès leur intégration au sein de la société. L’objectif du Onboarding, c’est que ces nouveaux collaborateurs se sentent bien, soient efficaces et performants et qu’ils restent le plus longtemps possible enthousiastes et motivés dans leur entreprise. L’importance du Onboarding s’accroit de jour en jour et les bénéfices générés par son adoption ne sont plus à prouver.
Pourtant, la plupart des entreprises n’y consacrent pas un budget important, allouant une part principale pour trouver les bons candidats, mais beaucoup moins pour leur intégration. Par exemple, au Royaume-Uni, 35% des entreprises n’investissent pas dans le Onboarding. Or les recherches du groupe Aberdeen ont révélé que les entreprises perdent 25% de tous leurs nouveaux collaborateurs dans un délai d’un an. Lorsqu’un collaborateur quitte l’organisation au cours des premiers mois, l’impact financier pour l’entreprise est important : coût du recrutement, salaires, formation, matériel… Au-delà des coûts financiers, Le Onboarding permet d’anticiper des comportements et des motivations qui varient et qui ont une influence sur la courbe d’apprentissage des nouveaux collaborateurs et sur leur performance.
1. Construire des relations plutôt que de disposer d’informations
Dans ce nouveau monde hyper connecté, le réseau joue un rôle majeur et croissant. C’est une première tendance qui se manifeste dans le Onboarding. Il ne s’agit plus de fournir des documents papier avec des informations écrites. Il s’agit de favoriser la création de liens avec les bonnes personnes pour trouver l’information. Le premier jour, votre nouveau collaborateur doit avoir quelques connaissances de base, mais n’essayez pas de tout lui apprendre en une seule fois, car ce n’est pas très séduisant comme première approche. En fournissant surtout l’information de base nécessaire et les premières étapes pour créer des liens, le nouveau collaborateur va s’adapter plus facilement à l’environnement et sera plus rapidement opérationnel car il devra rechercher les informations par lui-même, trouver les interlocuteurs qui lui fourniront et pour cela mettre en place un plan d’action.
2. Le Onboarding ce n’est pas seulement un évènement, c’est surtout un processus.
Le Onboarding, c’est un évènement le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur mais c’est avant tout un processus qui l’aide à trouver sa place dans son parcours d’intégration pour faire pleinement partie de l’entreprise. Les nouveaux collaborateurs doivent avoir une vision claire de ce processus : comment exécuter mes premières semaines, mes premiers mois ? Et où puis-je poser mes questions ? A quelle fréquence, doit-je faire mes premiers bilans ? Quels sont les premiers signaux d’alerte ? Comment communiquer là-dessus ? Il est important de formaliser ce processus d’intégration des nouveaux collaborateurs. Sa mise en place fournira un cadre et un environnement de travail responsabilisant pour les nouveaux membres de l’équipe et permettra aux collaborateurs déjà en place d’accompagner leurs collègues.
Les meilleures méthodes d’Onboarding ont un processus qui dure trois à six mois et même jusqu’à 12 mois. Google et Netflix se distinguent dans l’importance qu’elles accordent aux process en préparant leurs collaborateurs à accueillir les nouveaux durant la phase d’Onboarding.
3 Le Onboarding digital
Le Onboarding est aussi intégré dans une logique digitale. Grâce au digital et aux applications d’Onboarding existantes, il est possible de démarrer une phase d’Onboarding en période de pré-intégration d’une nouvelle société. Vous trouverez sur le marché des applications en ligne permettant de se connecter avec son nouvel employeur durant cette phase de transition entre la signature du contrat et le premier jour au sein d‘une nouvelle société.
Les SIRH globaux intègrent plusieurs modules RH, incluant l’Onboarding ou permettent de créer des API avec des applications de Onboarding spécifiques. Ainsi les nouveaux collaborateurs auront accès à toutes les informations nécessaires à leur intégration grâce à cette application téléchargée sur leur smartphone ou leur tablette. Ils auront aussi à leur disposition l’actualité de leur nouvelle entreprise et ils pourront entrer en contact avec des collaborateurs déjà en poste ou des nouveaux collaborateurs. C’est le début du parcours d’intégration, tout comme un nouveau client découvre une expérience client, les nouveaux collaborateurs s’imprègnent de la marque employeur et de ses valeurs. Le digital favorise et renforce la dimension relationnelle dans le cadre de cette nouvelle expérience « employeur ».
Le digital permet aussi de mesurer et d’évaluer les motivations et l’engagement de vos nouveaux collaborateurs en amont de cette phase d’intégration. Cela va aider l’employeur à optimiser son projet d’Onboarding, à anticiper les problèmes éventuels et à élaborer un plan de développement personnel. Le workflow digital permet de dématérialiser et d’optimiser l’ensemble du process de Onboarding pour rendre l’organisation RH plus agile. L’une des entreprises les plus convaincues par le Onboarding digital, c’est Facebook qui privilégie dans la phase de pre-intégration l’utilisation d’une solution digitale de Onboarding complètement dématérialisée. Ainsi, on évite les aspects administratifs les plus ennuyeux de cette phase et cela constitue aussi un gain de temps pour les collaborateurs qui se concentrent sur leurs missions pour être rapidement performants.
4 Le Onboarding inclusif
Le Onboarding, c’est important pour les jeunes diplômés et les nouveaux collaborateurs mais aussi pour les plus expérimentés. En effet, pour ces derniers, un changement est parfois difficile et suscite des interrogations.
Le Onboarding est donc intéressant même pour les personnes qui travaillent depuis longtemps dans l’entreprise. Ils peuvent engager de nouvelles relations, connaître de nouveaux collaborateurs et ils auront une meilleure vision de leur entreprise, de sa stratégie et de son évolution. Ils se sentiront plus impliqués et, en même temps, les entreprises transmettent de manière différente leur culture d’entreprise à chacun de ces collaborateurs.
Il est donc clair que les entreprises doivent investir dans le Onboarding. La plupart d’entre elles connaissent son importance mais en sous-estiment parfois l’exécution. Le Onboarding traditionnel laisse la place à un système adapté aux nouvelles tendances, ne nécessitant pas toujours de changements majeurs, mais plutôt du partage, des échanges, des relations fluides, quelques process et des méthodes de travail adaptées aux entreprises agiles et performantes.
Pierre MAURIN
Partner ALHAMBRA INTERNATIONAL
Cet article a été rédigé avec la collaboration d’Eline FAES, Consultante Junior chez ALHAMBRA International et étudiante en Master RH à l’université Leuven-Limburg en Belgique.
