Au cours du Digital Summer à Lyon le 26 avril, ALHAMBRA INTERNATIONAL a eu l’opportunité de rappeler les grands principes du Onboarding, au cours d’une table ronde avec Visiativ et Cegid. Le onboarding étant très lié à la réussite de recrutements stratégiques, nous vous en dévoilons ici les grands principes.
- Les principes généraux
Rappelons tout d’abord que l’objectif du onboarding est de créer un lien avec le collaborateur bien avant son arrivée, puis de l’aider à s’adapter rapidement à la culture sociale de l’entreprise pour être plus performant dans sa nouvelle fonction. Le onboarding démarre à l’acceptation par le candidat de l’offre d’embauche, pour aller vers différentes phases : la signature du contrat de travail, le suivi du collaborateur dans la période pré-intégration, l’accueil des nouveaux collaborateurs et le suivi de l’intégration de ces collaborateurs les premiers mois dans l’entreprise.
Jusqu’à récemment, le onboarding n’avait qu’une petite place dans le management des RH et pouvait soit être inexistant ou s’arrêter à une journée d’intégration / welcome day. Mais de plus en plus d’entreprises ont des budgets importants pour les projets de onboarding, pour attirer, accueillir et intégrer de nouveaux collaborateurs.
Un programme d’onboarding permet aussi aux sociétés d’attirer les meilleurs candidats, d’augmenter leur productivité, et d’accélérer leur adaptation dans l’organisation. Mais il s’agit également de donner aux nouveaux collaborateurs un accès aux outils et aux informations nécessaires à leurs nouvelles fonctions.
Si un programme d’onboarding est mené correctement, le résultat est une meilleure satisfaction professionnelle du collaborateur, un engagement plus fort pour l’organisation, un turnover plus faible, des performances plus élevées (jusque 60%), une évolution de carrière plus efficace et moins de stress pour les collaborateurs.
- Les outils de onboarding et les tendances du marché
La plupart sont des solutions proposées en mode Saas, elles rendent le process d’intégration plus simple, digital, elles sont même « ecofriendly » car elles sont dématérialisées. Elles sont flexibles et de plus en plus faciles à utiliser. Un système bien conçu peut aider les organisations à rationaliser leurs formalités et à intégrer aussi le process d’onboarding.
Les solutions permettent :
- D’automatiser les tâches administratives chronophages (création d’adresses mail, édition de contrats en ligne, prise de rendez-vous)
- De donner accès aux éléments dont les « nouveaux collaborateurs » ont besoin avant leur premier jour de travail
- D’accéder à un réseau social pour aider les nouveaux arrivants à mettre des noms sur des visages
- La centralisation des dossiers, avec un accès aux dossiers dématérialisés en quelques clics
- De personnaliser les éléments du programme d’intégration en s’adaptant aux situations pratiques de l’entreprise
- De prévenir en temps et en heure les collaborateurs impliqués dans le programme d’onboarding grâce aux notifications
- De se connecter à d’autres systèmes, à d’autres logiciels (suivi de candidatures, SIRH etc.)
Les collaborateurs RH ont accès à des reportings détaillés pour suivre le flux d’intégration et l’évolution des collaborateurs dans l’entreprise. Les managers ont accès à des évaluations de la performance des collaborateurs (on parle aussi de performance management system). Les utilisateurs ont accès grâce à l’application à l’annuaire de la société, à la gestion de leur matériel informatique et téléphonie, à leur espace de documents personnels dématérialisé, sécurisé…
Quelques solutions : Talmundo, People On Board, Hey Team, People Doc …
- Les phases de mise en place d’un programme d’onboarding
L’utilisateur est guidé par l’application, de la phase de preboarding jusqu’à son arrivée :
- Par exemple, l’offre est acceptée, le futur collaborateur reçoit un message d’accueil et un accès sur un espace d’intégration en ligne. Son expérience de « futur collaborateur » commence !
- Quelques jours après, il reçoit les prochaines étapes de son parcours de pre et onboarding
- Quelques jours plus tard, le futur collaborateur commence à se présenter, par écrit et par vidéo, pour communiquer avec ses futurs managers ou collaborateurs
- Un mois avant son arrivée, il remplit les documents administratifs relatifs à son arrivée
- Trois semaines avant, il se connecte à son espace et reçoit un message vidéo du président de la société, il a accès aux produits et présentation « corporate » de la société. Il se connecte aussi avec ses Managers et le Responsable RH
- Deux semaines avant, le futur collaborateur peut répondre à des quizz ou des jeux en ligne pour approfondir ses connaissances de la société, sa culture, ses produits
- Une semaine avant l’arrivée, le futur collaborateur reçoit les détails pratiques : comment se rendre dans les locaux, comment se garer, quelle tenue vestimentaire adopter, voire même une visite guidée des locaux en ligne pour qu’il se repère rapidement
- Les premières semaines après son arrivée, des exercices en ligne sont proposés au collaborateur et sont liés à sa fonction dans la société (produits, programmes de formation adaptés)
- Les premiers mois, l’apprentissage continue, il est mesuré à travers des exercices. Le collaborateur donne ses impressions, fait part de ses difficultés et peut être pris en charge par le mentor adéquat
- Idéalement, le planning d’onboarding doit être intégré au planning de recrutement
Les outils de onboarding permettent aussi d’évaluer le niveau de motivation et d’engagement de votre futur employé en phase de pré intégration. La solution permet de dématérialiser tout le process d’intégration, rendant les RH plus « agiles ». C’est le cas de Facebook qui privilégie cette utilisation en phase de pré intégration, ce qui transforme les tâches répétitives (comme remplir des formulaires) en actions agréables et ludiques.
- Les bénéfices du onboarding pour les collaborateurs
- La personnalisation de l’accueil du nouvel employé, avec des messages dédiés à sa fonction. La mise en place d’un programme de formation flexible et participatif est aussi à valoriser. Les leaders de l’entreprise s’adaptent au nouvel arrivant (et non l’inverse). Enfin, il faut privilégier un suivi régulier du collaborateur et de son expérience : comment se sent-il dans son nouveau job ? Cette personnalisation continue avec le suivi du développement de sa carrière.
- Faciliter la prise de contact grâce au réseau Dans notre ère digitale, un nouveau collaborateur a accès à un intranet privé de la société pratiquement dès qu’on lui offre le job. Cela lui donne l’opportunité de se connecter avec d’autres membres de la société, mieux comprendre l’organisation, accéder à des présentations ou des vidéos de l’entreprise, de parler de ses intérêts et hobbies, obtenir des conseils, et créer son réseau avant même de commencer le premier jour.
- L’amélioration des performances basées sur les données : des sondages ou des processus de gestion du rendement intégré permettent d’avoir des données qualitatives et quantitatives disponibles pour les employés et ils peuvent les comparer à leur niveau d’engagement
- L’assimilation Culturelle : c’est un mouvement qui permet d’améliorer la transition culturelle d’un nouvel employé dans la société. Ils peuvent se représenter « comment c’est » de travailler dans cette organisation. Ils peuvent bénéficier de programmes de mentoring et les nouveaux employés peuvent appréhender des règles non dîtes, comment les collaborateurs interfèrent les uns avec les autres ? Quelles sont les « règles » sociales de l’entreprise, ce qu’il est d’usage de faire et de ne pas faire ? Comment réagir en temps de crise, ou comment faire face à un challenge.
Tout comme les parcours « client » ont joué un rôle important dans les politiques de fidélisation et de CRM mises en place dans les entreprises depuis une quinzaine d’années, l’Onboarding l’est aujourd’hui dans l’expérience “employé” et est une des étapes clé pour développer sa marque employeur pour attirer et fidéliser les meilleurs talents.
Présidente ALHAMBRA INTERNATIONAL
CEO SKILFI
