In diesen schwierigen Zeiten der Coronavirus-Eindämmung wird die Telearbeit, die sich weltweit in unterschiedlicher Weise entwickelt hat, für die große Mehrheit der Arbeitnehmer zu einer Notwendigkeit. In Frankreich beispielsweise üben laut einer 2019 von Malakoff/Médéric durchgeführten Studie 29% der französischen Arbeitnehmer regelmäßig oder gelegentlich Telearbeit im privaten Sektor aus. Allerdings geben nur 16% der Unternehmen an, dass sie auf Telearbeit vorbereitet sind.
Die erste Frage, die vor der Einrichtung von Telearbeit in einem Unternehmen zu stellen ist, ist eine materielle: Haben Telearbeiter alle für ihre Tätigkeit erforderlichen Geräte und IT-Infrastrukturen? Dies reicht vom PC, der mit der entsprechenden Software, insbesondere der Software für die Zusammenarbeit, ausgestattet sein muss, über Instant Messaging und Videokonferenz-Tools bis hin zu den zu berücksichtigenden Sicherheitseinschränkungen wie Passwortverwaltung oder Wifi, die nicht immer gut gesichert sind. Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass diese Anforderungen erfüllt werden.
Die zweite und sicherlich wichtigste Frage betrifft die Umsetzung einer passenden Arbeitsumgebung zu Hause, insbesondere in einem schwierigen Kontext wie der aktuellen Lage.
Bevor Sie über die Organisation Ihrer Arbeitszeit und die notwendigen Anpassungen im Management nachdenken, ist es wichtig, den Rahmen zu definieren, in dem die Telearbeit stattfinden soll, und bestimmte Gewohnheiten zu Hause festzulegen.
– In einem ersten Schritt ist es unerlässlich, den Raum zu berücksichtigen, welcher für die Telearbeit bestimmt ist. Einige Menschen haben das Glück, dass sie bereits ein eigenes Zimmer für die Telearbeit haben, viele andere müssen im Wohn- oder Schlafzimmer arbeiten. Es ist wichtig, einen Raum zu wählen, der ausschließlich der Arbeitszeit gewidmet ist und welcher die Konzentration, Organisation und Motivation fördert. So ist es zum Beispiel besser, einen Raum mit einem Tisch und einem Stuhl zu wählen, als einfach vom Sofa aus zu arbeiten.
– Ist der Arbeitsraum einmal definiert, ist es für jede Person, die sich auf engem Raum mit nahen Verwandten, insbesondere Kindern, befindet, notwendig, bestimmte Regeln zu definieren. Diese Regeln sollten die Zeit, die anderen arbeitenden Personen zur Verfügung gestellt wird, die Rahmenbedingungen, unter denen berufliche Anrufe stattfinden können, die Arbeitszeiten usw. beinhalten.
– Es ist auch wichtig, sich seiner Prioritäten bewusst zu sein. Selbst wenn die Arbeit zu Hause erledigt wird, hat sie immer noch Priorität. Häusliche Tätigkeiten sollten daher nicht mit der Arbeitszeit in Konflikt geraten.
– Darüber hinaus sollte die Arbeit von zu Hause aus nicht verhindern, dass Pausen gemacht werden können. Auch wenn die derzeitige Situation es vielen von uns nicht erlaubt, uns ausreichend im Freien zu bewegen, wird es sich positiv auswirken, wenn wir einige Minuten im Garten, auf dem Balkon oder sogar am Fenster verbringen und uns so nach der Pause leichter konzentrieren können. Die Planung von Pausen, Mittagessen oder sogar des Abends hilft, den Rahmen und die Ordnung während des Tages aufrechtzuerhalten. Diese Pausen sind auch eine Gelegenheit, sich über soziale Netzwerke oder andere Medien zu informieren. Die Information und der Austausch über das Internet sind verlockend, aber sie müssen auf die Pausenzeit beschränkt werden, da sonst die Gefahr besteht, die Produktivität zu beeinträchtigen. Es kann daher sinnvoll sein, bestimmte Anwendungen während der Arbeitszeit zu entfernen oder z.B. vom Fernseher aus fernzusteuern. Darüber hinaus wird empfohlen, eine Pause in einem anderen Raum als dem Arbeitsbereich zu machen, um eine wirkliche Pause zu machen.
Sobald die organisatorischen Fragen geklärt sind, stellt sich die Frage des Managements aus der Ferne.
In diesem ohnehin schon beunruhigenden Kontext ist die Rolle des Managers um so wichtiger. Für einige Mitarbeiter ist die soziale Entfernung eine neue und schwierige Erfahrung, so dass es wichtig ist, die sozialen Beziehungen und Interaktionen zwischen den verschiedenen Arbeitsgruppen und Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.
– Die Kommunikation über Telefon- oder Videokonferenzen und nicht nur per E-Mail ermöglicht es den Mitarbeitern, sich trotz der Entfernung beteiligt und präsent zu fühlen. Sie wirkt sich positiv auf ihre Motivation aus.
– Diese sozialen Kontake betreffen natürlich die beruflich bedingten Interaktionen, aber auch die informellen Interaktionen, die ein wichtiger Teil der Interaktionen innerhalb eines Unternehmens sind. So hat das HR-Team der Gruppe Generix in Frankreich zum Beispiel jeden Tag um 16.00 Uhr per Videokonferenz ein “E-Café” eingerichtet, um die informellen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.
Um diese soziale Verbindung aufrechtzuerhalten und um auch auf Distanz effizient arbeiten zu können, ist es auch notwendig, ein Instrument der Zusammenarbeit zu schaffen. Dies muss schnell geschehen, und es wird empfohlen, sich nicht zu zerstreuen, auf die Gefahr hin, den Überblick zu verlieren. Es wird klug sein, ein interaktives Tool auszuwählen, das allen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht, und sich nur auf die Anforderungen der Nutzer konzentriert.
– Die Verwendung eines neuen Kommunikations-Tools erfordert jedoch die Schulung der Mitarbeiter, um spätere Probleme zu vermeiden (zum Beispiel Unmöglichkeit für einen Mitarbeiter, ein wichtiges Dokument zu teilen, oder ein Mitarbeiter, der nicht weiß, wie er sich mit das für ihn neue Videokonferenzsystem verbinden kann…). Eine Schulung mit Hilfe eines praktischen Leitfadens, eines Videos oder einer Telefonkonferenz ist notwendig, ebenso wie Zeit für Tests und Fragen.
– Es sollte auch daran erinnert werden, dass Vorsicht im Umgang mit dem Austausch von sensiblen Informationen geboten ist, denn der derzeitige Kontext begünstigt Cyber-Angriffe, weshalb die Mitarbeiter vor diesen Angriffen gewarnt werden und wachsam sein müssen.
Soziale Interaktionen und kollaborative Werkzeuge müssen in eine strukturierte Form der Fernarbeitsorganisation inklusive einer angepassten Kontrolle integriert werden. Die Organisation und Aktualisierung der Aufgaben aller ist eine der Prioritäten der Unternehmensleitung. Sie ermöglichen es, die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter zu bewerten, insbesondere um das Überleben der Unternehmen zu sichern.
Darüber hinaus muss eine Strategie und Methode entwickelt und umgesetzt werden, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Um dies zu tun, geben Sie regelmäßiges und nützliches Feedback und entwickeln Sie ein Belohnungssystem, das Ergebnisse und positives Verhalten fördert.
Kurz gesagt, es gibt zwar Methoden und Leitfäden, die bei der Implementierung von Telearbeit helfen können, aber es gibt natürlich kein überall sofort anwendbares Modell, welches sofort alle Wünsche erfüllt. Jedes Unternehmen, jedes Arbeitsteam, jeder Tätigkeitsbereich und jede Person muss sich sicherlich anpassen, aber auch reflektieren und danach umsetzen, was am besten zu ihr passt, wobei die Interessen aller berücksichtigt werden müssen.
Schließlich sollten wir nicht vergessen, dass die soziale Isolation die psychische Gesundheit einiger Mitarbeiter beeinträchtigen kann. Die Rolle des Managers liegt auch in seiner Fähigkeit, einen Mitarbeiter in Not zu erkennen (keine Teilnahme am E-Café, wenig Telefonantworten, geringe Nutzung von Instant Messaging, usw.) und ihm durch gezielte Fernunterstützung Hilfe anzubieten.
Die Rolle des Managers ist der Schlüssel zum Erfolg seines Teams. Dies trifft umso mehr zu in der aktuellen Situation. Alle oben genannten Punkte sind notwendig für den Erfolg von Telearbeit. Vor allem durch die Schaffung einer starken Kultur der gegenseitigen Verantwortung innerhalb seines Teams wird der Manager deshalb seine Aufgabe voll und ganz erfüllen. Das Ergebnis wird ein besserer Zusammenhalt des Teams sein, die sich freuen werden, nach dieser Telearbeitsphase wieder ins Büro zu gehen!
Pierre MAURIN Partner Alhambra International – COO SKILFI
Dr. Jean-Jacques WENDORFF Partner Alhambra International